Muchas pequeñas empresas ya se han dado cuenta. Independientemente del tamaño de su empresa, siempre serán muchos los datos que almacenar: sobre sus clientes, sobre el mercado, sobre los productos ... Para poder sacar el máximo partido de la información común, es necesario que todos en la empresa tengan acceso a ella y puedan compartirla. Descubra como disponer de la información adecuada cuando la necesite.

LA FAMOSA OFICINA VIRTUAL ...

Muchas pequeñas empresas ya se han dado cuenta de la necesidad de poder colaborar con los teletrabajadores, con los empleados que tienen que estar de viaje, con sus clientes, y con sus comerciales. Utilizando Internet para conectar a los miembros de los equipos, las empresas pueden aumentar la productividad de sus trabajadores, así como reducir costes y mejorar su sistema de comunicación.

1.- Sistemas de calendarios compartidos
2.- Bases de datos compartidas
3.- Almacenamiento centralizado de documentos y archivos
4.- Tablones de anuncios
5.- Reuniones virtuales
6.- Las aplicaciones Web

1.- Sistemas de calendarios compartidos
Algunos equipos suelen infravalorar la utilidad de un sistema de calendario compartido cuando se trabaja a distancia. Con ellos, el empleado puede configurar reuniones simplemente dirigiéndose a sus espacios de trabajo virtuales y comprobando la disponibilidad de los asistentes. Sin ellos, tendría que ponerse en contacto con cada uno de ellos directamente e intentar encontrar un hueco que viniera bien a cada uno de ellos para luego coordinarlo entre todos. Este sistema no sólo hace perder tiempo de trabajo, sino que también genera gastos telefónicos innecesarios.
Se controla además, la ubicación y agenda de todos los empleados, haciendo más rápida su localización en caso necesario, y la coordinación de tareas entre todos.

2.- Bases de datos compartidas
El mantener una lista común de direcciones, números de teléfono y demás datos de contacto en línea, se garantiza que los miembros de los equipos cuenten siempre con fácil acceso a la información de contacto más reciente. Se acabó el buscar números de teléfono en pilas de notas o hacer llamadas de larga distancia a otros miembros para localizar contactos perdidos. Te permite además, incluir tus propias notas privadas, consultar los pedidos de tus clientes en tiempo real, y el estado de los proyectos y tareas.

3.- Almacenamiento centralizado de documentos y archivos
Poder modificar e intercambiar documentos directamente en un espacio de trabajo en línea resulta mucho más eficaz que trabajar con el intercambio por correo electrónico, dónde el trasiego de ficheros e información puede resultar abrumador, y a veces es imposible dilucidar dónde se encuentran las últimas actualizaciones.

4.- Tablones de anuncios
Puede automatizar el procedimiento po el cual informa de las últimas novedades a empleados remotos, publicando directamente en el espacio de trabajo virtual directamente los anuncios. Se reduce así la incomodidad de tener que utilizar el correo electrónico, dónde hay que indicar las distintas direcciones de correo electrónico, sin la certeza de que se nos haya quedado alguien en el olvido.

5.- Reuniones virtuales
El chat permite a los miembros de un equipo conversar en línea, en lugar de tenerlo que hacer por teléfono. Permite además, que varios usuarios intervengan en la conversación y facilita la intervención de todas las partes, al poder realizarse en remoto.
Existe software especializado para realizar este tipo de “reuniones virtuales”, que deja además grabada la reunión para que pueda ser visualizada la conversación con posterioridad.

6.- Las aplicaciones Web
Las aplicaciones basadas en Web son tan importantes en una oficina móvil que merecen capítulo aparte. Internet es una de las herramientas más eficaces de las que dispone el trabajador para tener acceso a información de la empresa en tiempo real.
Es importante, por ejemplo, tener acceso a tu correo electrónico desde Internet, para evitar problemas de configuraciones y pesadas descargas de tu programa de correo ordinario.
No dude que este tipo de aplicaciones serán cada vez más asequibles económicamente y más sofisticadas, permitiendo al personal de la empresa acceder a toda la información de la misma en tiempo real. Con el ahorro de costes, tiempos de espera y engorrosas tramitaciones administrativas.

Nota: GesReport dispone de todas estas aplicaciones bajo un mismo software, ágil y accesible a todos los empleados de la empresa.

COMO ADMINISTRAR BIEN EL TRABAJO DE FORMA REMOTA.
CLAVES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UN EQUIPO PRODUCTIVO

Una buena administración es requisito indispensable para disfrutar de un buen sistema de colaboración a larga distancia. Los empleados necesitan de sus supervisores para establecer prioridades y poder localizar los recursos para hacer un buen trabajo. 

1.- Establezca una normativa de comunicación
› Canales de comunicación y cuando emplearlos: correo electrónico, calendarios compartidos, informes escritos ... Para qué tipo de información resulta procedente un canal u otro, con qué frecuencia espera recibir noticas sobre el estado del proyecto y lo detallada que debe ser esa información.
› Quién será/n el/los encargados de introducir o coordinar la información necesaria en cada canal. Sistemas de permisos y definición de funciones: tal persona o equipo serán los que centralizarán el proceso de alta y contactos de los clientes, quién es el encargado de aprobar y coordinar un proyecto, ...
› CCómo se va a usar cada canal: en qué situciones es necesario incluir a todos los miembros de un equipo en un mensaje, o en qué basarse para saber cuándo no hace falta responder a un mensaje ...

2.- Establezca objetivos
El gerente que mida la productividad según el tiempo que pasen en la oficina sus empleados debe cambiar su manera de enfocar este aspecto en el trabajo a distancia. En su lugar, se habrá de establecer una lista de objetivos concretos para cada miembro del equipo, y repartir listas de tareas entre sus empleados. Los jefes de equipo deberán coordinar y dar apoyo, estableciendo prioridades semanales de modo que las tareas más importantes sean las primeras.

3.- La primera vez
Cuando un equipo trabaja a distancia por primera vez, se debe potenciar una actitud de ayuda y colaboración entre sus miembros. Será muy importante que todos den su opinión, saber qué va bien y qué no. Y evitar desde el principio que se fosilicen ciertos hábitos negativos.

4.- Haga reuniones en persona de vez en cuando
Las herramientas que la tecnología pone hoy en día a nuestra disposición consigue que el trabajo entre equipos virtuales sea casi idéntico al trabajo entre compañeros que comparten una oficina. No obstante a menudo es necesario que los gerentes se reúnan con los miembros de los equipos para seguir consolidando la relación. Las reuniones en persona reafirman a los empleados en la importancia de su trabajo para la empresa y ayudan a construir relaciones sólidas y productivas.Es necesario trazar los procedimientos estándar para que los miembros de un equipo se comuniquen entre sí.